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你已決定要舉辦一次活動(dòng)。經(jīng)過初步的成本估算，你認(rèn)為有足夠的資金，而且已為活動(dòng)撥出了一筆專款。你確定了活動(dòng)的目的，認(rèn)為該活動(dòng)值得你投資。你現(xiàn)在準(zhǔn)備開始初步策劃。在這個(gè)階段，你要決定是否需要外請專業(yè)活動(dòng)策劃人士幫助、建立由本單位員工組成的活動(dòng)籌備小組、確定活動(dòng)類型和時(shí)間、從頭到尾設(shè)想活動(dòng)的全過程。
當(dāng)策劃重要活動(dòng)時(shí)，大多數(shù)人只關(guān)注資金問題，而沒有理智地思考相關(guān)問題。你應(yīng)該知道在什么時(shí)候有些地方必須請專業(yè)人士協(xié)助，包括公共關(guān)系方面的人員、有創(chuàng)意的策劃人員或者能幫助管理后勤的活動(dòng)執(zhí)行制作人。不要認(rèn)為外請這些公關(guān)團(tuán)隊(duì)只是額外的花銷和奢侈品，他們最終能幫你省錢，尤其是在關(guān)鍵時(shí)刻。例如，一個(gè)好的公關(guān)公司能協(xié)助你確定客人名單，確保被邀請的客人都能請到。他們也能協(xié)助舉辦新聞發(fā)布會(huì)和準(zhǔn)備新聞資料袋，使你的活動(dòng)得到眾多媒體的關(guān)注。有創(chuàng)意的活動(dòng)策劃經(jīng)理能給你提供一個(gè)戰(zhàn)略性的活動(dòng)策劃綱要，包括計(jì)劃、組織、后勤和談判方面的要點(diǎn)以及能創(chuàng)造神奇的一些細(xì)節(jié)?；顒?dòng)執(zhí)行能確保所有的設(shè)想成為現(xiàn)實(shí)，并負(fù)資消防和安全工作，辦理各種相關(guān)的許可證和安保事務(wù)。
想象一下，城管或者消防隊(duì)長站在門口，準(zhǔn)備取締你的活動(dòng)，因?yàn)槟銢]有相關(guān)的許可證，或者過多的客人擠在小會(huì)場里，或者活動(dòng)沒有達(dá)到所有的安全標(biāo)準(zhǔn)。這樣會(huì)造成多大損失？又如，假設(shè)你舉辦的活動(dòng)非常精彩，需要媒體進(jìn)行大力宣傳，但媒體卻沒有到場，損失有多大?再如，你的活動(dòng)不太新穎，媒體報(bào)道說客人們還沒等到甜點(diǎn)上來就匆忙退場了，這樣損失有多大?你需要知道什么地方、什么時(shí)候請來專業(yè)人士為你出謀劃策。這樣做是多余的花銷呢，還是明智的舉動(dòng)?所以，一定要把握好在必要的時(shí)候外請專業(yè)活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)協(xié)助。
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