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作為長(zhǎng)期服務(wù)于廣東地區(qū)的廣州專業(yè)活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)，我們的團(tuán)隊(duì)總結(jié)，當(dāng)你開(kāi)始策劃時(shí)，要對(duì)活動(dòng)全面規(guī)劃。并在一張類似后文所示的表格里列出你的要求。它能幫助你初步確定活動(dòng)的流程，基本上清楚哪些內(nèi)容需要包括在內(nèi)。你可以把這個(gè)表格送到你考慮選用的各個(gè)地點(diǎn)，看看這些地點(diǎn)能否滿足你的全部需要。
想象一下活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，以便確定對(duì)時(shí)間和空間方面的要求(包括預(yù)留出活動(dòng)初期的布置時(shí)間和活動(dòng)結(jié)束時(shí)的拆卸時(shí)間)。了解一下需要哪些物品，并開(kāi)始準(zhǔn)備成本表。成本表要做到具體明確。如果你需要天花板有6米高才放得下視聽(tīng)設(shè)備和舞臺(tái)布景材料，你就應(yīng)該在表格里清楚地注明。你還必須安排提前布置和排練的空間。如果你需要將會(huì)議廳提前預(yù)訂24個(gè)小時(shí)，以便你所設(shè)置的布景能保留到活動(dòng)開(kāi)始的那天，那你也要把這些要求清楚地寫(xiě)在表格里。如果你需要為演員準(zhǔn)備一個(gè)化妝間，為員工準(zhǔn)備辦公室或?yàn)闇?zhǔn)備或擺放陳列品安排一個(gè)區(qū)域，那么一定要將你的一切需要告知場(chǎng)地管理部門(mén)。合同簽訂后，減少多余安排的空間比千方百計(jì)解決空間不足的問(wèn)題要容易得多。
為了做到預(yù)算精確，你應(yīng)該查看你的活動(dòng)的所有方面，盡可能地把所有的成本都計(jì)算在內(nèi)。在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多事項(xiàng)都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項(xiàng)目。隨時(shí)清楚支出情況很重要，這樣你就能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
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